Po skončení každého shromáždění SVJ zákon ukládá povinnost vyhotovit a sestavit zápis ze schůze vlastníků jednotek. Takovou povinnost často obsahují i stanovy SVJ. Jaké jsou podstatné náležitosti zápisu a jak takový zápis ze shromáždění SVJ vyhotovit?
Kdo zápis ze shromáždění SVJ vypracovává
Občanský zákoník stanoví, že vyhotovení zápisu zajistí statutární orgán společenství vlastníků jednotek. Tím je výbor SVJ nebo předseda SVJ. Tato povinnost statutární orgán tíží i v situaci, kdy bylo shromáždění svoláno tzv. zdola – přímo vlastníky jednotek.
Teprve není-li možné, aby výbor nebo předseda SVJ zápis vyhotovili (například z důvodu neobsazení funkce), vyhotoví zápis ten, kdo schůzi vedl jako předsedající.
Role zvoleného zapisovatele ja tak co do odpovědnosti za sestavení zápisu podstatně omezena. Je zpravidla volen pouze proto, aby předsedajícímu nebo výboru SVJ pomohl zápis sestavit po praktické stránce.
Lhůta k vypracování zápisu
Lhůtu k vypracování zápisu ze shromáždění SVJ zákon stanoví na 30 dnů. Ta může být stanovami SVJ zkrácena nebo prodloužena. Zápis ze schůze má být nejpozději do konce stanovené lhůty dostupný všem vlastníkům jednotek, kteří o něj požádají. Ačkoli to zákon výslovně nestanoví, je ideálním postupem vyvěšení zápisu v domě či rozeslání elektronickou formou.
Obsah a náležitosti zápisu ze shromáždění SVJ
Zápis musí obsahovat informace o tom, kdo a jak zasedání shromáždění SVJ svolal, kdy se konalo, kdo je zahájil a kdo mu předsedal (tedy, koho shromáždění zvolilo za předsedajícího). Zápis musí dále obsahovat informace o tom, jaké případné další činovníky schůze vlastníků jednotek zvolila (typicky zapisovatele nebo ověřovatele zápisu), jaká usnesení přijala včetně jejich plného znění a kdy byl zápis vyhotoven.
Ten, kdo zápis sestavuje, uvede u přijatých usnesení počet hlasů pro, proti a zdržel se, a to proto, aby byl zápis přezkoumatelný. Ideálním je vyjádření počtu hlasů zlomkem podle podílů vlastníků jednotek na společných částech. Je však dovoleno i vyjádření procentem.
Uvedené náležitosti má zápis ze shromáždění obsahovat vždy, i když stanovy SVJ mohou určit náležitosti další.
Zápis nadto obsahuje přesnou identifikaci společenství vlastníků jednotek a přílohy, mezi které patří kopie pozvánky na shromáždění, kopie listiny přítomných a případně dalších listin souvisejících s odhlasovanými usneseními (například úplné znění přijaté změny stanov SVJ).
K čemu zápis ze shromáždění SVJ slouží
Zápis ze shromáždění SVJ je základním důkazním prostředkem pro prokázání skutečností souvisejících s přijatým usnesením nebo s průběhem schůze. Může sloužit jako důkazní prostředek ve sporném soudním řízení o neplatnost usnesení shromáždění. Rovněž je podkladem pro zápis nového člena výboru nebo kontrolní komise do veřejného rejstříku příslušného krajského soudu.
V neposlední řadě zápis ze shromáždění SVJ slouží jako nosič informací pro vlastníky jednotek, kteří nebyli na shromáždění SVJ přítomni.
Zdroj obrázku: Freepik
