Jste zkušeným předsedou výboru SVJ anebo jste ve vedení SVJ nováčkem? Nevíte si rady, jak vést shromáždění SVJ nebo Vás to čeká poprvé? Představme si praktický návod s právním know-how, jakými způsobem postupovat při vedení shromáždění SVJ za účasti vlastníků jednotek.
Technická a materiální příprava
Každý svolavatel shromáždění, nejčastěji výbor SVJ, má povinnost shromáždění technicky a materiálně připravit. Je nezbytné opatřit si přiměřeně odpovídající prostor a je vhodné v něm zajistit místa na sezení. Ta vždy přispějí k vyšší účasti vlastníků jednotek.
Potřebuje-li výbor SVJ pro konání shromáždění externí prostor, uzavře na jeho pronájem za SVJ nájemní smlouvu. Vzhledem k nízkému finančnímu plnění za pronájem prostoru na pár hodin v drtivé většině případů nebude uzavření smlouvy podléhat schválení shromáždění.
Častým fenoménem v poslední době bývá zajištění powerpointové prezentace s promítáním. To lze jedině doporučit. U některých typů hlasování, jako schválení rozpočtu nebo schválení projektu oprav budovy, je obrázkové promítání vyloženě přínosné.
Před zahájením shromáždění SVJ
Výbor SVJ má povinnost před zahájením shromáždění provést prezenci přítomných vlastníků jednotek nebo jejich zástupců. Systém prezence je třeba si rozmyslet předem. Ačkoli není vyloučen tradiční způsob „dělání čárek“, doporučujeme využít PC. Kdo nechce vydávat finanční prostředky za aplikace na míru (byť je třeba říci, že dobré aplikace dnes vedení schůze výrazně usnadňují), postačí i obyčejná excelová tabulka. Dobře naformátovaná tabulka dokáže během shromáždění pomoci nejen s usnášeníschopností, ale také se sčítáním hlasů.
V každém případě, ať prezenci vytváříte listinně či elektronicky, vždy zajistěte podpisy přítomných vlastníků v prezenční listině. Podpis v této listině je pro výbor SVJ jediným důkazem, že konkrétní vlastník jednotky nebo jeho zástupce byl na shromáždění skutečně přítomen.
Kontrola usnášeníschopnosti a zahájení shromáždění SVJ
Po oficiálním zahájení schůze vlastníků jednotek výbor SVJ jako první zkontroluje a veřejně sdělí usnášeníschopnost shromáždění. Ta se nepočítá podle hlav, nýbrž podle počtu přítomných hlasů vlastníků jednotek odvozených od výše podílů na společných částech domu, jak jsou uvedeny v katastru nemovitostí.
Výbor SVJ následně zajistí volbu předsedajícího shromáždění, zapisovatele a dalších činovníků, vyžadují-li jejich volbu stanovy. Není automatické, že předsedajícím schůze je předseda SVJ. Vždy je potřeba osobu předsedajícího na začátku shromáždění zvolit, a to i tehdy, když je předem jasné, kdo jím bude.
Na úvod shromáždění se neschvaluje jeho program. Ten je dán pevně rozeslanou pozvánkou. K pozvánce a jejím náležitostem čtěte více zde. Doplnění nebo změna programu shromáždění je možná jen za účasti 100 % vlastníků jednotek a při jejich 100 % souhlasu s takovou změnou.
Postupovat podle pozvánky
Shromáždění řídí zvolený předsedající. Postupuje po jednotlivých bodech podle pozvánky až do vyčerpání všech bodů. U každého bodu dochází k jeho stručnému představení, zahájení a ukončení diskuze a závěrečnému hlasování.
Předsedající schůze v diskuzi uděluje a odnímá slovo. Měl by zamezit hádkám, překřikování vlastníků a debatu posouvat přiměřeně vpřed.
Udržení pořádku v diskuzi je důležité i pro osobu zvoleného zapisovatele. Ten musí stihnout průběžně zapisovat podněty, otázky a reakce na ně. Odpovědnost za sestavení zápisu ze shromáždění budou mít podle stanov SVJ často zapisovatel spolu s předsedajícím společně.
Hlasování a jeho průběh
Před hlasováním předsedající přečte plné znění navrhovaného usnesení. Je nezbytné, aby bylo všem přesně zřejmé, o čem se právě hlasuje.
Hlasování probíhá veřejně, ledaže by se shromáždění usneslo, že bude hlasovat tajně. Hlasování probíhá standardním zdvižením ruky. Pro přehlednost se však doporučuje vybavit vlastníky jednotek při prezenci hlasovacími lístky tak, aby sčítání hlasů bylo snazší. Není vyloučeno ani využití pokročilejších technických prostředků při hlasování, aby byl výsledek spočítán aplikací bez potřeby hlasy manuálně sčítat.
Výsledek hlasování oznámí předsedající bezprostředně po ukončení hlasování a sečtení hlasů. Není přípustné, aby byl například kvůli složitosti sčítání výsledek oznámen až po skončení shromáždění (například až druhý den). Pokud je sčítání náročné, je vhodné vyhlásit několika minutovou přestávku.
Závěr a ukončení shromáždění SVJ
Shromáždění SVJ může skončit třemi způsoby.
Za prvé shromáždění samo nadpoloviční většinou přítomných hlasů rozhodne o předčasném ukončení. Takový způsob je dovolený, dokonce zákonem předvídaný, ačkoli v praxi nebývá častý. Za druhé půjde o situaci, kdy vlastníci jednotek postupně opouštějí shromáždění, ať z únavy či nezájmu. Při každé změně počtu přítomných musí předsedající překontrolovat usnášeníschopnost. Klesne-li usnášeníschopnost pod zákonem a stanovami SVJ určenou úroveň, shromáždění končí bez ohledu na dosud neprojednané body programu.
Za třetí dojde k vyčerpání všech bodů pořadu zasedání dle pozvánky na shromáždění. V takovém případě předsedající shromáždění ukončí prostým oznámením. Po skončení každého shromáždění je nezbytné vypracovat zápis. K jeho náležitostem a lhůtám, ve kterých má být sestaven, čtěte zde.
Zdroj obrázku: Freepik
