Současná koronavirová krize bezesporu zasáhla i do fungování celé řady SVJ. Kontakt s ostatními členy se nám komplikuje, a to nejen z důvodu obav z nakažení. Ke dni sepsání tohoto článku je účinné krizové opatření – usnesení vlády č. 216 ze dne 26. 2. 2021, na základě něhož je v bodě X. omezeno i zasedání orgánů SVJ. Pokud by se zasedání mělo na jednom místě účastnit více než 10 osob, musí mít každá přítomná osoba alespoň chirurgickou roušku, musí být dodržovány dvoumetrové rozestupy a zároveň musí každý před zahájením předložit potvrzení o negativním výsledku antigenního testu. Jestliže by se v souladu s výše uvedenými omezeními přesto rozhodlo některé společenství vlastníků prezenční shromáždění svolat, je velmi pravděpodobné, že by specifický průběh mnoho členů odradil a shromáždění by pak nemuselo být usnášeníschopné.
Zákonodárce si složitost situace uvědomuje, a proto je od 24. 4. 2020 účinný zákon č. 191/2020 Sb., o některých opatřeních ke zmírnění dopadů epidemie koronaviru (dále jen „Lex covid“). Z ustanovení § 19 vyplývá, že shromáždění SVJ může rozhodovat mimo zasedání v písemné formě nebo s využitím technického prostředku i tehdy, nepřipouští-li to stanovy SVJ. Pokud zákon nebo stanovy nestanovují podmínky rozhodování mimo zasedání, určí je pro shromáždění výbor SVJ a sdělí je ostatním členům v dostatečném předstihu před rozhodováním. Jedná se tak o zákonné zmocnění k pořádání zasedání a hlasování per rollam pro všechna SVJ. Zároveň byl Lex covid zákonem č. 601/2020 Sb. novelizován a účinnost tohoto zákonného zmocnění byla prodloužena do 30. 6. 2021 bez ohledu na trvání mimořádného opatření při epidemii.
Pojďme se nyní podrobněji podívat na správný průběh svolání shromáždění a hlasování per rollam.
Výbor, který je za řádné svolání shromáždění odpovědný, nejprve zkontroluje aktuální znění stanov. Je potřeba zjistit, zda se shromáždění v minulosti neusneslo na specifické formě svolávání či zvláštních pravidlech pro hlasování per rollam. Pokud ano, řiďte se pravidly ve stanovách. Jestliže by však ve stanovách byla možnost dálkového hlasování výslovně vyloučena, je přesto možné per rollam hlasovat. Zákon má v tomto případě aplikační přednost.
V následující části článku se budeme věnovat pouze aktuální zákonné úpravě.
Výbor nejprve stanoví přesné podmínky hlasování per rollam, nicméně při tom musí dbát zákonné úpravy. Pokud stanovy neupravují jinak, je na výboru, aby rozhodl, zda a jak zasedání a následné hlasování proběhne.
Pokud se výbor rozhodne pro písemnou formu, tak nejprve připraví návrh rozhodnutí. Návrh musí obsahovat především:
- Samotný návrh rozhodnutí, tj. jasně formulované schvalované body (možnost odpovědět PRO/PROTI/ZDRŽUJI SE)
- Identifikační údaje vč. nutnosti vyplnění data a podpisu člena
- Pravidla pro zaslání vyjádření člena (lhůta, adresa pro doručení atd.)
- Podklady k rozhodnutí, popř. odkaz na veřejně dostupné poklady
Návrh rozhodnutí rozešle výbor mezi své členy, a to ideálně doporučeně. Po marném uplynutí lhůty k hlasování jsou hlasy sečteny a členové jsou bezodkladně informováni o výsledku hlasování. Většina se počítá z celkového počtu hlasů všech vlastníků jednotek a neodeslal-li některý z členů svůj hlas, platí, že s navrhovaným rozhodnutím nesouhlasí.
Písemná forma hlasování je poměrně zdlouhavá a organizačně náročná. V praxi jsme se setkali s nevolí členů hlasovat, proto výborům doporučujeme hlasování členům co nejvíce usnadnit. Ideálně tedy společně se zaslaným návrhem rozhodnutí také zaslat další předvyplněnou obálku se zpáteční adresou a vylepenou známkou. Vlastník jednotky poté jen navrhované rozhodnutí nastuduje, vyplní a vhodí do oranžové poštovní schránky.
Pokud má být hlasováno s využitím technického prostředku, výbor zasílá všem svým členům v dostatečném předstihu pozvánku a zároveň členy informuje o jimi zvoleném způsobu konání zasedání. Zasedání se koná v konkrétním čase, avšak bez fyzické přítomnosti členů. Jako nástroj komunikace na dálku může být využita některá z videokonferenčních aplikací. Pokud máte zájem, aby bylo vše spravováno přehledně na jednom místě, doporučujeme využít naší službu SVJ Aplikace.
Existují i jiné způsoby hlasování per rollam, např. kombinace písemné formy i použití technického prostředku, prokazatelné spárování e-mailových adres atd. Vždy je ale třeba mít na paměti, aby bylo možné kdykoli v budoucnu prokázat totožnost hlasujícího člena a jeho volbu.
Konec června 2021 se pomalu blíží, a proto závěrem dodáváme, že rozhodnutí musí být řádně přijato nejpozději do 30. 6. 2021 nebo musí být proces hlasování per rollam alespoň zahájen (odeslání návrhu rozhodnutí nebo pozvánky) v době trvání některého z mimořádných opatření proti epidemii v souladu s ustanovením § 22 odst. 2 Lex covid.
Zároveň pokud si přejete v hlasování na dálku pokračovat i po uvedeném datu, zvažte změnu Vašich stanov. Standardně je na základě zákona počítáno s dálkovým hlasováním pouze jako se sekundárním řešením. Nejprve nesmí být prezenční shromáždění usnášeníschopné a až následně může výbor písemně navrhnout, aby členové rozhodli o týchž záležitostech mimo zasedání. K tomu, jak docílit změny Vašich stanov, odkazujeme na náš předchozí článek Změna stanov SVJ bez notářského zápisu.
A přestože je stanovení technických podmínek v souladu s Lex covid zpravidla v kompetenci výboru, pro zachování dobrých vztahů v domě doporučujeme zamýšlené technické provedení (pošta, SVJ Aplikace…) předem s ostatními členy nezávazně prodiskutovat.
Stručné shrnutí – manuál:
- Výbor zkontroluje znění stanov. V případě, je-li ve stanovách určen zvláštní způsob svolávání shromáždění a hlasování per rollam, využijete tohoto způsobu.
- Výbor zvolí technické podmínky rozhodování (pošta/aplikace…), přičemž musí respektovat zákonné mantinely (lhůta, usnášeníschopnost atd.). O vybraném způsobu informuje všechny členy v dostatečném předstihu.
- Výbor rozešle s předstihem pozvánku k videokonferenci, popř. rozešle návrh rozhodnutí včetně instrukcí.
- Po marném uplynutí lhůty k hlasování nebo po videokonferenci výbor sečte hlasy a o výsledcích hlasování informuje bez zbytečného odkladu všechny členy.
Zdroj obrázku: Freepik
