Pomalu, ale jistě, se blíží konec roku, právě podzimní období je přitom typické pro svolávání schůzí SVJ. Zákon totiž stanoví pouze povinnost svolat shromáždění SVJ jednou do roka. Není přitom stanoveno, v jaké části roku má být shromáždění svoláno. Poměrně často se tak stává, že tuto svou povinnost „dohánějí“ SVJ až ke konci roku. V tomto článku se zaměříme na zápis ze shromáždění, který musí být vyhotoven po každém zasedání shromáždění SVJ.
Povinnost vyhotovit zápis ze shromáždění spadá do působnosti statutárního orgánu SVJ. Pokud by statutární orgán (předseda či výbor) z objektivních důvodů – např. z důvodu vážné nemoci – nemohl zápis vyhotovit, pak tuto povinnost musí splnit, ten kdo shromáždění SVJ předsedal a/nebo osoba která byl tímto pověřena na členské schůzi. Zápis přitom musí být v každém případě vyhotoven nejpozději do třiceti dnů ode dne konání shromáždění.
Samotný zápis musí obsahovat zejména:
- přesný název SVJ,
- údaj o tom, kdo shromáždění svolal,
- údaje o osobách, které byly zvoleny do příslušných funkcí na zasedání (ověřovatel zápisu, předseda shromáždění apod.)
- místo, datum a čas konání shromáždění,
- údaje o usnášeníschopnosti shromáždění (případně listina přítomných – viz níže),
- záležitosti a body, o kterých bude na shromáždění hlasováno,
- výsledky jednotlivých hlasování (počet hlasů pro/proti a počet osob které se zdržely)
Ačkoliv, na rozdíl od zákonné úpravy pro společnost s ručením omezeným či akciovou společnost, zákon nestanoví jako povinnou přílohu zápisu ze shromáždění SVJ listinu přítomných vlastníků jednotek, tak velmi doporučujeme listinu přítomných vlastníků vyhotovit a jednotlivé účastníky shromáždění jí nechat podepsat. Pokud by totiž vznikly pochybnosti o usnášeníschopnosti shromáždění, pak tato listina může sloužit jako důkaz. Pokud by vyhotovení nebyl z nějakého důvodu možné, tak doporučujeme alespoň jednotlivé účastníky přímo uvést do zápisu.
Záležitosti a body, o kterých bude na shromáždění hlasováno, je zpravidla nutné uvést již do pozvánky na příslušné shromáždění. Pokud by v pozvánce některý bod nebyl uveden a přesto by o něm členové SVJ chtěli hlasovat, museli by k tomu být udělen souhlas všech osob oprávněných k hlasování. Tedy zpravidla všech členů SVJ. Jedině za splnění této podmínky, by pak mohlo dojít k dodatečnému zařazení dalšího bodu na program shromáždění.
Zápis by měl být podepsán předsedou shromáždění a ověřovatelem zápisu. Statutární orgán SVJ je pak povinen zápis poskytnout členům, kteří o něj požádají. Pro úplnost uvádíme, že příslušná právní úprava pro zápis ze shromáždění je obsažena zejména v § 248 a násl. občanského zákoníku – analogicky se v tomto případě použijí ustanovení pro spolek.
Zdroj obrázku: Freepik
