Obsah článku
Pro vlastníky jedna schůze, pro výbor hodiny příprav, počítání a následného zpracování zápisu. Nové řešení shromáždění vlastníků v SVJ Aplikaci tuto práci výrazně usnadňuje. Provede vás přípravou, hlídá podíly od prezenční listiny až po jednotlivá hlasování a z evidovaných údajů vytvoří kompletní zápis. Vy se tak můžete více věnovat vedení schůze a rozhodování o vašem domě.
Kdo někdy organizoval shromáždění SVJ, ví, kolik práce se skrývá za jeho hladkým průběhem. Připravit program a pozvánku, shromáždit dokumenty, zaznamenat účast a zastoupení, vyhodnotit hlasování a nezapomenout na důležité připomínky. A když vlastníci odejdou, výbor ještě čeká zápis.
SVJ Aplikace všechny tyto kroky propojuje do jednoho pracovního postupu. Informace z přípravy využijete při jednání a zaznamenaný průběh následně při vytvoření zápisu. Pro váš výbor to znamená méně opakované práce, přesnější evidenci a větší jistotu při vedení celého shromáždění.
Připravte shromáždění bez přeskakování mezi dokumenty
Přípravu zahájíte zadáním termínu, místa konání a základních informací. Nastavíte požadovanou účast pro usnášeníschopnost, připojíte podklady a sestavíte program. Dokumenty můžete vybrat z aplikace nebo nahrát jako nové přílohy.
U jednotlivých bodů rozlišíte, zda jsou určené k hlasování, diskusi, nebo informování vlastníků. U hlasovacích bodů nastavíte potřebnou většinu pro přijetí. Program můžete průběžně upravovat a rozpracovanou přípravu uložit jako koncept.
Rekapitulace vám přitom ukazuje, co už máte připravené. Snáze tak zkontrolujete údaje i návaznost programu, než shromáždění svoláte.
Výsledek pro vás? Přehlednější příprava a podklady, na které při schůzi rovnou navážete. Program nemusíte znovu přepisovat do další tabulky určené pro zaznamenávání výsledků.
Zjistěte předem, s jakou účastí můžete počítat
Přijde dost vlastníků? Kdo bude zastoupený a kdo se nezúčastní? Díky potvrzování účasti získáte lepší představu ještě před zahájením schůze.
Vlastníci v detailu shromáždění najdou termín, místo, program a podklady. Současně mohou označit, zda přijdou osobně, budou zastoupeni, nebo nepřijdou. Výbor z těchto odpovědí získá odhad účasti i usnášeníschopnosti.
Pokud očekávaná účast nevypadá dostatečně, víte to včas a můžete vlastníky znovu oslovit. Při samotném jednání pak pracujete se skutečně zaznamenanou přítomností.
Pozvánku odešlete e-mailem nebo stáhnete do PDF. Aplikace vám připraví také prezenční listinu s vlastníky, jednotkami a jejich podíly, kterou stačí vytisknout a vzít na shromáždění. Odpadá ruční sestavování seznamu i přepisování údajů do samostatné tabulky. Na místě máte připravený podklad pro prezenci a můžete se soustředit na příchod vlastníků a zahájení schůze.
Podíly hlídá aplikace od prezence až po hlasování
Při shromáždění záleží nejen na počtu přítomných, ale také na podílech, které zastupují. Právě jejich ruční přepočítávání přidává výboru i skrutátorovi práci a prostor pro početní chyby.
SVJ Aplikace propojuje prezenční listinu s vlastníky, jednotkami a jejich podíly. Zaznamenáte osobní přítomnost, nepřítomnost nebo zastoupení a u zastoupeného vlastníka evidujete zmocněnce. Aplikace navazující práci s podíly hlídá od prezenční listiny až po jednotlivá hlasování.
Přímo na obrazovce vidíte souhrn účasti, procentuální zastoupení podílů a stav usnášeníschopnosti podle zadaných údajů a nastavených podmínek.
Pro výbor to znamená zásadní úlevu: nemusíte při každém hlasování znovu ručně přepočítávat podíly ani přenášet součty mezi tabulkami. Soustředíte se na správné zaznamenání účasti a hlasů, zatímco výpočty obstará aplikace.
Veďte jednání s jasným přehledem o programu
Během živé diskuse není jednoduché současně řídit schůzi, dělat poznámky a sledovat, která témata už jsou uzavřená. Nový modul vám dává oporu v přehledném programu, jehož body postupně otevíráte a projednáváte.
Zaznamenáte předsedajícího, zapisovatele a případně ověřovatele zápisu. Ke každému bodu můžete průběžně doplňovat, kdo vystoupil a co zaznělo. Poznámky zůstávají přímo u tématu, ke kterému patří.
To, co zachytíte během schůze, už nemusíte po jejím skončení znovu dohledávat a třídit. Zároveň máte před očima, co bylo projednáno a co ještě zbývá. Jednání tak můžete vést plynuleji a věnovat více pozornosti vlastníkům.
Výsledky hlasování přehledně a bez ručního počítání
U hlasovacího bodu zaznamenáte hlasy pro, proti a zdržení se. Aplikace pracuje s příslušnými podíly a zobrazuje souhrn výsledků v podílech i procentech. Vedle celkového výsledku máte k dispozici přehled jednotlivých zaznamenaných hlasů.
Pro váš výbor i skrutátora to znamená rychlejší vyhodnocení a snadnější kontrolu výsledků. Místo ručního sčítání máte přehled přímo u projednávaného bodu a můžete se vrátit ke konkrétním údajům.
Po uzavření bodu zůstává v programu jeho výsledek a usnesení. Označit můžete také bod, který nebyl projednán. Na konci schůze tak máte jasný přehled o jejím průběhu, na který naváže zpracování zápisu.
Kompletní zápis hotový. V PDF i ve Wordu
Zápis už nemusíte sestavovat od prázdné stránky. SVJ Aplikace z údajů zaznamenaných při přípravě a vedení schůze vygeneruje kompletní zápis ze shromáždění.
Dokument zahrnuje identifikaci společenství, místo a čas konání, program, přehled přítomných podílů a usnášeníschopnosti. Následují jednotlivé body se zaznamenanou diskusí, výsledky hlasování a usneseními. Součástí jsou také uvedené osoby zajišťující vedení a zápis schůze a podpisová místa.
Výsledný zápis si stáhnete ve formátu, který potřebujete:
- PDF, pokud chcete hotový dokument připravený k použití a tisku.
- DOCX, pokud si chcete zápis ještě upravit nebo doplnit ve Wordu.
Pro výbor tím odpadá velká část práce po skončení shromáždění. Nemusíte znovu přepisovat výsledky, skládat program a převádět poznámky do nového dokumentu. Projdete vytvořený zápis, případně jej doplníte a připravíte k podpisu. K dispozici je také předání zápisu k připomínkování.
Po skončení si vygenerujete také prezenční listinu se skutečnou účastí zaznamenanou během shromáždění, včetně evidovaného zastoupení. Vychází ze stejných údajů, se kterými jste při jednání pracovali. K zápisu tak získáte další hotový podklad, aniž byste museli znovu přepisovat přítomnost a podíly.
Méně administrativy. Více jistoty při každém shromáždění.
Nové řešení shromáždění vlastníků v SVJ Aplikaci vám pomůže zvládnout celý proces v návazných krocích. Připravíte podklady a vytisknete prezenční listinu, získáte přehled o očekávané účasti, zaznamenáte prezenci a provedete vlastníky programem. Aplikace přitom hlídá práci s podíly a na závěr vytvoří kompletní zápis i prezenční listinu se zaznamenanou účastí.
Vašemu výboru tak zůstane více času na samotné jednání a méně práce s počítáním, přepisováním a dokončováním dokumentace.
Podívejte se, jak může vypadat vaše příští shromáždění
Chcete méně času trávit přípravou podkladů, počítáním hlasů a psaním zápisu? Prohlédněte si, jak může SVJ Aplikace pomoci právě vašemu výboru.
Na svjaplikace.cz najdete více informací a můžete se s námi spojit ohledně využití aplikace ve vašem domě.
Chcete si nejdřív vše prohlédnout? Otevřete demo.svjaplikace.cz a podívejte se na celou aplikaci. Od shromáždění vlastníků až po všechny další funkce pro každodenní správu společenství.
Udělejte první krok k přehlednější správě vašeho domu. Prohlédněte si demo a zjistěte, co může aplikace usnadnit vašemu výboru.
