V dnešním článku se budeme zabývat současnou právní úpravou datových stránek a SVJ a následně se podíváme na chystané novinky.
Hned úvodem zodpovím poměrně častý dotaz – ne, společenstvím vlastníků jednotek není do 1. 1. 2023 automaticky zřizována datová schránka ani nejsou povinni si datovou schránku sami zřizovat.1 V současné době je zřizována Ministerstvem vnitra datová schránka pouze těm právnickým osobám, které jsou zapsány v obchodním rejstříku nebo jsou zřízené zákonem. Vzhledem k tomu, že jsou SVJ zapisovány do rejstříku společenství vlastníků jednotek a nikoliv do obchodního rejstříku, není jim v okamžiku zapsání do rejstříku datová schránka zřizována.
Zákon nicméně umožňuje společenstvím zřídit datovou schránku dobrovolně.2 Dobrovolně zakládaných datových schránek i s ohledem na postupnou digitalizaci stále přibývá. Pokud se výbor rozhodne (neurčí-li stanovy pravomoc shromáždění), může jednající člen výboru ministerstvo požádat o zřízení datové schránky. Před podáním žádosti zkontrolujte, kdo je podle stanov oprávněn za výbor jednat. Zpravidla jím bývá předseda, ale v některých případech vyžadují stanovy spolupodpis také místopředsedy nebo jiného člena. Způsobů podání žádosti je více, proto v detailech odkazujeme na podrobné informace dostupné zde: https://www.datoveschranky.info/chci-datovku/zrizeni-datove-schranky/na-zadost. Pro naše účely je podstatné, že ministerstvo zřídí společenství datovou schránku bezplatně nejpozději do 3 dnů od podání bezvadné žádosti. Ministerstvo doručí přístupové údaje na adresu oprávněných osob a po prvním přihlášení je datová schránka zpřístupněna (nejpozději však do 15 dnů od doručení přihlašovacích údajů). Od tohoto okamžiku, umožňuje-li to povaha dokumentu, doručují orgány veřejné moci pouze datovou zprávou. Datová zpráva je doručena v okamžiku přihlášení, nejpozději však 10. den od dodání zprávy do datové schránky (fikce doručení).
Na tomto místě je vhodné zmínit, že fikce doručení je podle účinné právní úpravy aplikována pouze při doručování dokumentu orgánem veřejné moci (soudy, finanční úřady…), nikoliv při doručování dokumentu soukromým subjektem (pojišťovny, vodárny…). Zároveň platí, že soukromé subjekty mohou do datové schránky SVJ doručovat pouze v případě, umožnilo-li to SVJ výslovně v podané žádosti. V opačném případě soukromé subjekty do Vaší schránky zasílat nemohou.
Výhody a nevýhody dobrovolně založené datové schránky si musí každý posoudit sám. Pravděpodobně už nenastane situace, kdy budete hledat nedoručený nebo zašantročený dopis s červeným pruhem, odpadnou starosti s vyzvedáváním psaní na přepážce atd. Pakliže si zvolíte v nastavení datové schránky, vždy Vám při dodané zprávě dojde notifikace na přednastavený e-mail a Vy si v průběhu následujících 10 dnů můžete rozhodnout, kdy se do datové schránky přihlásíte (den doručení) a ve lhůtě zareagujete. Nemusíte se bát, že by Vaši schránku zahltil spam. V prvé řadě je komunikace mezi soukromými subjekty zpoplatněna (od 1. 4. 2021 je sjednocena cena na 5,- Kč/odeslaná zpráva) a dále je šíření nevyžádaných obchodních či jiných obtěžujících sdělení datovou zprávou sankcionováno. Pozor – připadne-li 10. den od dodání zprávy na víkend nebo svátek, je přesto dokument považován za doručený a den doručení se neposouvá na nejbližší pracovní den.3 Mějte na paměti, že v okamžiku zřízení schránky máte povinnost s veřejnou správou přes datové zprávy komunikovat také Vy. Od roku 2015 jsou osoby s datovou schránkou povinny komunikovat s finanční správou výlučně prostřednictvím této schránky, a pokud ani přes výzvu správce daně není vada napravena, vzniká povinnost uhradit pokutu ve výši 1.000,- Kč.4 V krajním případě může správce uložit pokutu až 50.000,‑ Kč, pokud vyhodnotí, že podání v listinné podobě závažně ztěžuje správu daní.
Výše jsme se zabývali účinnou právní úpravou, nyní se pojďme podívat na budoucí úpravu. Ve Sbírce listin byl dne 9. 7. 2021 vyhlášen zákon č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci. Jedná se o novelu celkem 168 zákonů, mezi nimi též v oblasti digitalizace stěžejní zákon o elektronických úkonech. Vybrali jsme pro Vás ty části, které se budou výrazně dotýkat fungování SVJ.
Od 1. 1. 2022 bude zavedena fikce doručení i v případech, bude-li soukromý subjekt doručovat do datové schránky jiného soukromého subjektu. Pokud se adresát během 10 dnů nepřihlásí, považuje se dokument 10. dnem za doručený. To může hrát roli u splatnosti faktury v případech, kdy Vám zasílá vodárna vyúčtování vodného a stočného na dům. K tomu je ale důležité uvést, že SVJ může znepřístupnit svou datovou schránku pro dodávání dokumentů z jiné datové schránky soukromého subjektu. Jinak řešeno, bude možné zamezit zasílání datových zpráv jiným soukromým subjektům do Vaší datové schránky. Koncept tedy bude od ledna 2022 opačný – nyní je po výslovném udělení souhlasu zpřístupnění aktivováno, od ledna 2022 bude po výslovném udělení nesouhlasu zpřístupnění deaktivováno.
Od 1. 1. 2023 nově zřídí ministerstvo datovou schránku bezplatně každé právnické osobě zapsané v registru osob bezodkladně poté, co obdrží informaci o jejím zapsání do registru osob. Všimněte si, že budoucí znění zákona již hovoří o registru osob, což je pojmově širší oproti obchodnímu rejstříku a zahrnuje v sobě (mimo jiné) také rejstřík společenství vlastníků jednotek, tj. všechna SVJ. Zároveň dle přechodných ustanovení zřídí ministerstvo datovou schránkunejpozději do 31. 3. 2023 každému SVJ, které je již v registru společenství vlastníků jednotek zapsáno, tj. i těm společenstvím, která vznikla před 1. 1. 2023.
Z uvedeného vyplývá, že se datové schránce v brzké době žádné společenství nevyhne. Věříme, že Vám tento text napomůže lépe se zorientovat a připravit se včas na přechod do světa digitální komunikace.
1§ 5 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů
2§ 5 odst. 2 tamtéž
3Rozhodnutí Nejvyššího správního soudu ze dne 16. 5. 2013, č. j. 5 Afs 76/2012-28
4§ 247a ve spojení s § 74 zákona č. 280/2009 Sb., daňového řádu
Zdroj obrázku: Freepik
